Wybór i współpraca z agencją eventową – zobacz, co musisz wiedzieć!

​Organizacja eventów to zadanie naprawdę trudne, zwłaszcza dla osób bez odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Nie każdy musi je jednak posiadać a dla tych, którzy potrzebują wsparcia, czekają agencje eventowe. Jak je jednak wybrać i co musisz wiedzieć, zanim zaczniesz współpracować z agencją eventową?

1. Brief to podstawa

Zanim zaczniesz współpracę z agencją, na pewno otrzymasz od niej do wypełnienia brief. Chociaż wiele osób za nim nie przepada, nie zaliczaj się do tej grupy – to baza, na podstawie której będziecie budować. Włóż w wypełnienie briefu odpowiednią ilość czasu, zastanów się nad odpowiedziami – na podstawie zawartych tam informacji będzie w końcu pracować agencja, masz więc duży wpływ na efekty jej pracy i to właśnie teraz, wypełniając brief.

Jednocześnie, dużym plusem briefów jest też to, że sami dzięki nim potrafimy zmienić sposób myślenia o naszym evencie. Poszczególne pytania sprawią, że mogą pojawić się nowe pomysły lub inspiracje. Brief to same plusy, uwierz w to!

2. Doświadczenie wybranej agencji – zwracaj na nie uwagę!

Zanim wybierzesz agencję, zwróć uwagę na jej dotychczasowe doświadczenie. Dzięki temu dowiesz się, jaki wydarzenia organizowała do tej pory, dla kogo, na jakąś skalę, czy poszczególna tematyka lub dziedzina powtarza się w dotychczasowym doświadczeniu? Sprawdź to! Najlepiej zdecydować się na agencję eventową, która posiada doświadczenie w wydarzeniach podobnych do naszego.

3. Spotkanie oraz szczere rozmowy o budżecie

Jeżeli oferta wybranej agencji Cię zainteresuje, skontaktuj się z nią. Nie bój się również spotkania – to w jego trakcie najłatwiej ustalić to, czego oczekujesz. Będzie to również idealny moment, by sprawdzić, czy z ludźmi, których spotkasz, będzie Ci się dobrze rozmawiało, wymieniało pomysły, rozumiało czy w końcu pracowało. Osoby te muszą Ci jednak odpowiadać i nadawać na podobnych falach – dzięki temu współpraca będzie udana. Event składa się z wielu elementów, dlatego nasz udział, jako klienta, będzie konieczny. Pamiętajmy o tym, że udana komunikacja z pracownikami wybranej agencji eventowej to klucz do wspólnego sukcesu i udanego eventu.

Pamiętaj również, aby szczerze rozmawiać o pieniądzach. Agencja musi wiedzieć, ile jesteś w stanie wydać czy zainwestować – dzięki temu oceni możliwości oraz określi, na ile możliwa jest realizacja naszej wizji.

4. Nie każda agencja musi oferować pełen zakres usług

Pamiętajmy już na etapie wyboru agencji, że nie każda z nich musi oferować usługi, które będą niezbędne do realizacji naszej wizji i naszego eventu. Jeżeli poszczególnych elementów nie odnajdujemy w ofercie – nic straconego. Wiele agencji współpracuje z innymi firmami, by dostarczyć swoim klientom to, czego potrzebują.

5. Wybór odpowiedniej oferty

Gdy poszczególne agencje odpowiedzą na nasze zapytania, przesłane propozycje powinny być odpowiedzią na naszego briefa i na nasze potrzeby. Aby wybrać odpowiednią ofertę, musisz przeanalizować wiele aspektów, od wizji wydarzenia, przez budżet, ocenę pracowników, z którymi się spotkałeś, ocenę doświadczenia czy znalezione opinie lub przesłane referencje.

Zadanie to nie będzie łatwe, dodatkowo każdy ma inne wymagania i inne priorytety. Pamiętaj jednak o tym, żeby z wybraną agencję stworzyć relację win-win. Wzajemne zaufanie, wymiana myśli, granie do jednej bramki – to jedyna droga do sukcesu i naprawdę spektakularnego wydarzenia, na którym tak bardzo nam zależy.

Materiał we współpracy z Szok.biz - agencją eventową z Krakowa