8 grudnia 2017 Udostępnij

Jak przygotować się do inwentaryzacji?

Jak skrócić czas potrzebny do przeprowadzenia inwentaryzacji? Odpowiedź na to, zadawane przez wielu handlowców, pytanie, przyniosły badania wykonane przez analityków z firmy SmartMedia. Z ich wyników jasno wynika, że aż połowę czasu zaoszczędzić możemy dokładnie planując jej przebieg.

Jako, że z oszczędnością czasu wiążą się bezpośrednio korzyści finansowe, warto na pewno dowiedzieć się, w jaki sposób usprawnić przeprowadzaną inwentaryzację. Chcąc, by inwentaryzacja przebiegła jak najszybciej i nie wiązała się ze zbędnymi problemami, jeszcze przed jej rozpoczęciem powinniśmy poświęcić nieco czasu na opracowanie szczegółowego harmonogramu prac. Stwórzmy zatem odpowiednie procedury i zasady, których przestrzeganie ułatwi liczenie majątku – najlepiej, jeśli zawrzemy je w oficjalnym dokumencie.

Ogromne znaczenie dla powodzenia inwentaryzacji ma także wyszkolenie pracowników – dobrze więc będzie, kiedy przed rozpoczęciem prac przeprowadzimy krótki, ale kompleksowy kurs. Przy inwentaryzacji koniecznie należy przestrzegać przepisów, które zawarte są ustawie o rachunkowości. Pomogą nam one ustalić własne zasady, jednak ustawa ta nie jest zbyt szczegółowa – warto więc z pomocą specjalistów stworzyć w oparciu o nią własny regulamin. Jakie zapisy muszą się w nim znaleźć? Najważniejszą kwestią jest na pewno wycena poszczególnych składników majątku – ustalmy, w jaki sposób i w oparciu o jakie przesłanki ma się ona odbywać. Nie sposób też zapomnieć o tym, by określić sposób markowania poszczególnych towarów oraz ustalić, jakich metod używać będziemy podczas ich inwentaryzacji – do wyboru mamy sposoby tradycyjne, takie jak spis w papierowych księgach, jak i wykorzystanie urządzeń elektronicznych, które znacznie ułatwiają liczenie majątku, eliminując ryzyko wystąpienia pomyłek.

Mowa tu zwłaszcza o specjalnych czytników, którymi skanuje się umieszczone wcześniej etykiety z kodami kreskowymi i wpisuje ilość towarów danego rodzaju. Wybierając elektroniczne wsparcie przy inwentaryzacji, koniecznie sprawdźmy legalność używanego przez nas oprogramowania – nie trzeba chyba nikomu przypominać, jak poważne konsekwencje grożą podmiotom wykorzystującym nielegalne aplikacje. Ustawa o rachunkowości nie nakłada na podmioty obowiązku sporządzenia instrukcji inwentaryzacyjnej, ale taki dokument na pewno okaże się w toku prac niezwykle pomocny – dzięki niej liczenie towaru odbędzie się w sposób bardziej zorganizowany.

To, jak taki dokument powinien wyglądać zależy od kilku czynników – rodzaju prowadzonej przez dany podmiot działalności, wielkości jego majątku i sposobu prowadzenia rachunkowości. Plan inwentaryzacji koniecznie powinien także zawierać informacje na temat tego, kiedy się ona odbędzie i kto będzie odpowiadał za poszczególne prace. Dobrym rozwiązaniem będzie też powołanie komisji inwentaryzacyjnej – decydując się na taki krok pamiętajmy jednak, by jednoznacznie określić wszystkie kompetencje oraz możliwości jej członków. Aby zalecenia zawarte w opisywanym dokumencie można było wobec pracowników wyegzekwować, konieczne jest jego zatwierdzenie przez kierownika – harmonogram inwentaryzacji powinien posiadać jego pieczątkę i podpis.