Komunikacja w firmie. Jak ją zorganizować?

Dobra komunikacja w firmie to klucz do sukcesu przedsiębiorstwa. Bez jasno określonych ról, pracownicy mogą wchodzić sobie nawzajem w zakres obowiązków. Może to powodować u nich frustrację i zniechęcenie do innych członków zespołu. Sprawna komunikacja jest niezbędna także dla wszelkich procesów logistycznych w firmie. Jeśli pracujemy taśmowo, wszyscy jesteśmy od siebie zależni i gdy jedno zrobi błąd - może mieć to wpływ na realizację całego zlecenia. Jak zapanować na sprawną komunikacją w firmie?

Komunikacja to podstawa. Jak nad nią zapanować w firmie?

Niezależnie od tego, czy pracujemy w dużym przedsiębiorstwie, czy małej, rodzinnej firmie. Musimy nauczyć się zarządzać komunikacją w zespole. Dobrym pomysłem jest zastosowanie wspólnej platformy do komunikacji. Może to być projektowa lista zadań, firmowy kalendarz w wersji elektronicznej lub platforma do wideokonferencji. Odpowiedzialny za to powinien być kierownik lub w przypadku mniejszej firmy - sam właściciel. Dobrze już na samym wstępie współpracy ustalić listę platform, z których korzystamy. Pozwoli nam to uniknąć sytuacji, w której nasz współpracownik będzie twierdził, że nie został poinformowany o zleconym zadaniu lub spotkaniu. W przypadku wideokonferencji niektóre platformy takie jak Skype umożliwiają nagrywanie spotkania. Dzięki temu w każdej chwili każdy z uczestników może wrócić do spotkania i wysłuchać raz jeszcze fragmentu, co do którego ma wątpliwości.

Polepszenie komunikacji w firmie. Poradnik

Przede wszystkim warto ustalić termin cyklicznych spotkań całego zespołu. Pozwoli to utrzymać stały przepływ informacji między działaniami, nawet jeśli są one od siebie niezależne. Dobrze poinformowani pracownicy czują się znacznie pewniej w swojej pracy. Poza cyklicznymi spotkaniami możemy założyć firmowe konto na jednym z wirtualnych menedżerów zadań typu “to do list”. W internecie dostępne są zarówno darmowe, jak i płatne programy tego typu. Może ona nie tylko poprawić komunikację w firmie (wraz z podziałem zadań), ale również korzystnie wpływa na produktywność pracowników przedsiębiorstwa.

Komunikacja w firmie. Jakich błędów się wystrzegać?

Jednym z najpopularniejszych błędów, jakie popełniają kierownicy i właściciele firm, jest brak zsynchronizowanego systemu powiadomień o zbliżających się spotkaniach. Czynnik ludzki bywa zawodny, a więc jeśli prześlemy zaledwie sms z terminem konferencji, część z pracowników może nie zapisać nigdzie daty spotkania i o nim po prostu zapomnieć. Korzystając z takich narzędzi jak Kalendarz Google czy Outlook, możemy uniknąć tego typu sytuacji. Innym często pojawiającym się problemem, jest brak istnienia w strukturach firmy łańcucha kontaktowego. Systemy bywają zawodne i żeby zapobiec chaosowi informacyjnemu powinniśmy wyraźnie przedstawić pracownikom, kto jest odpowiedzialny za poinformowanie kogoś. W razie zatoru informacyjnego uda nam się wówczas łatwo wykryć sprawcę.

Partner merytoryczny - Poly.veracomp.pl