Kontrola ZUS – prawa i obowiązki płatników i inspektorów ZUS

Płatnicy, którzy otrzymali zawiadomienie o tym, iż wszczęta zostanie wobec nich kontrola ZUS, powinni zapoznać się ze swoimi prawami i obowiązkami, jakie posiadają podczas prowadzenia takie właśnie kontroli. Dzięki znajomości przepisów z jednej strony będą mogli przygotować się na kontrolę i w przypadku zauważenia zaniedbań czy też przekroczenia uprawnień przez inspektora ZUS będą mogli zgłosić skargę na owe nieprawidłowości, a z drugiej strony nie będą nieświadomie utrudniać kontroli i przez to przedłużać jej niepotrzebnie.

Częstotliwość kontroli

Obecnie przepisy nie definiują jasno tego, z jaką częstotliwością Zakład Ubezpieczeń Społecznych może takie postępowania kontrolne prowadzić. Zwyczajowo jednak kontrole prowadzone są raz na 3-4 lata. Jest to kontrola rutynowa, której płatnik powinien się spodziewać, nawet jeśli ZUS nie ma żadnych zastrzeżeń. Nie każdy płatnik jednak jest okresowo kontrolowany.

Jeśli chodzi o płatników, którzy prowadzą jednoosobową działalność, a zatem odprowadzają oni składki wyłącznie na swoje własne ubezpieczenia, ZUS raczej nie prowadzi kontroli. W takim przypadku pracownik ZUS, który odpowiada za prowadzenie konta płatnika, na bieżąco sprawdza, czy płatnik wywiązuje się należycie ze swoich obowiązków składkowych. Kontrola w siedzibie płatnika nie jest konieczna.

Nieco inaczej rzecz wygląda, jeżeli pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości – ZUS otrzymuje przykładowo skargi od osób ubezpieczanych przez płatnika. Wówczas, w uzasadnionych przypadkach ZUS może przeprowadzać kontrole częściej.

Ograniczenia ZUS w czasie kontroli

Jak zostało wspomniane, ZUS w uzasadnionych przypadkach może zwiększyć liczbę kontroli, ale każda taka kontrola musi trwać jasno określony czas, którego ZUS nie może przekroczyć, bo inaczej będzie to naruszenie przepisów. Liczne  ograniczenia ZUS wynikają nie tyle z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, co z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

ZUS nie może też zrobić płatnikowi „niespodzianki” w postaci kontroli, bowiem zgodnie z przepisami jest zobowiązany do wcześniejszego poinformowania płatnika o zamiarze przeprowadzania kontroli. Zawiadomienie takie może dostarczyć osobiście inspektor kontroli ZUS lub też poczta (obowiązkowo zwrotne potwierdzenie odbioru). Co więcej, kontrola taka nie może odbyć się szybciej niż po 7 dniach od skutecznego dostarczenia zawiadomienia, jak też nie później niż do 30 dni. Jeśli odbędzie się wcześniej, płatnik nie ma obowiązku poddać się kontroli, jeśli zaś termin zostanie przekroczony, ZUS musi wystosować ponowne zawiadomienie.

Inspektor kontroli ZUS najpóźniej w dniu rozpoczęcia postępowania kontrolnego musi wskazać termin zakończenia kontroli, nie może też później przedłużyć kontroli – chyba, że musi ona zostać przedłużona z przyczyn niezależnych od ZUS. Wszelkie zmiany muszą jednak być uzasadnione na piśmie.

Jeśli chodzi o przeprowadzanie ponownej kontroli w tym samym roku i w tym samym zakresie, co pierwsza kontrola, ZUS może jej dokonać wyłącznie jeżeli podczas owej pierwszej kontroli stwierdził rażące nieprawidłowości. Ponowna kontrola nie może też trwać dłużej niż 7 dni. Warto pamiętać także o tym, że ZUS nie może rozpocząć kontroli, jeśli płatnik w danym momencie podlega już kontroli innego organu.