Jak skutecznie umawiać spotkania przez telefon?

​Spotkanie handlowe to wciąż jedna z najskuteczniejszych metod sprzedaży, szczególnie w sektorze B2B. Doprowadzenie do takiej rozmowy z klientem to jednak duże wyzwanie. Jak prowadzić rozmowy telefoniczne, by umówić skuteczne spotkanie z klientem i do kogo zgłosić się po pomoc w tej sprawie?

Umawianie spotkań przez telefon – najważniejsze zasady

Podstawą komunikacji telefonicznej jest dobra baza danych. Bez niej działania nie tylko będą nieskuteczne, ale w skrajnych przypadkach, także niezgodne z prawem. Trzeba pamiętać, że skontaktować się można tylko z osobami, które wcześniej wyraziły na to zgodę. Stąd kluczowe jest sprawdzenie listy kontaktów pod kątem udzielonych zgód w kontekście RODO. 

Baza danych powinna być też aktualna (zawierać poprawne dane teleadresowe) i skupiać te osoby, które rzeczywiście mogą być zainteresowane zakupem. Dzwonienie do osób przypadkowych będzie stratą czasu dla firmy, ale też negatywnie wpłynie na jej wizerunek, ponieważ telefony do osób kompletnie niezainteresowanych, będą skutkować jedynie irytacją i zniechęcaniem do marki.

Dobrze się przygotuj 

Pamiętaj też o dobrym przygotowaniu i researchu – im więcej będziesz wiedział na temat klienta, tym większa szansa, że rozmowa będzie miała pozytywny skutek. Sprawdź jego stronę internetową i inne dostępne informacje. Zastanów się, jak Twoja oferta może pomóc rozwiązać problemy klienta. Dowiedz się między innymi:

• do jakich odbiorców Twój rozmówca kieruje swoją ofertę,
• jaką przewagę mają jego konkurenci,
• jakie innowacje/problemy/wyzwania dotyczą obecnie jego branży.

Tego rodzaju research nie jest oczywiście potrzebny zawsze. Jeśli jednak szczególnie zależy Ci na danym kliencie, nie pomijaj tego kroku.

Najważniejsze zasady skutecznej rozmowy

Umawianie spotkań handlowych przez telefon nie jest łatwym zadaniem. Pamiętaj zatem, by komunikacji telefonicznej nie kierować do osób przypadkowych. Współcześnie każdy potencjalny klient jest bardzo zajęty i zwykle nie ma czasu lub ochoty odbierać telefonów ofertowych. Nawet potencjalny klient, któremu nasze produkty/usługi bardzo się przydadzą, najpewniej spróbuje zbyć konsultanta już w pierwszych sekundach rozmowy.

Ważnym zadaniem dobrze przygotowanego konsultanta jest zatem przezwyciężenie tego oporu. Może usłyszeć „nie mogę teraz rozmawiać”, „oddzwonię później” lub „proszę zadzwonić w innym terminie”.

Aby przebić się przez ten początkowy opór, można zastosować kilka strategii. Doświadczeni konsultanci znają ich wiele. Może to być na przykład zagwarantowanie, że rozmowa nie zajmie dłużej niż 1 minutę (w tym czasie koniecznie trzeba klienta przekonać, informując o najważniejszych korzyściach. Warto też podkreślić, że rozmowa, a także samo późniejsze spotkanie będzie miało charakter niezobowiązujący, a jego warunki mogą zostać elastycznie dostosowane do klienta i że sam ten projekt nie zajmie wiele jego czasu oraz energii.

Pamiętaj o pozytywnym podejściu

Ogromną rolę w umawianiu spotkań odgrywa też kultura osobista konsultanta i jego podejście do rozmowy, które osoba po drugiej stronie słuchawki zwykle bezbłędnie wyczuwa. Skuteczna będzie jedynie osoba, która wierzy w produkt, który oferuje i dobrze go zna – potrafi opowiedzieć o jego zaletach z zaangażowaniem i w razie potrzeby ze szczegółami. Konsultant nie powinien odczytywać skryptu rozmowy bez zaangażowania – takie działanie nie ma szans na powodzenie (choć sam skrypt jest potrzebny, trzeba go jednak odpowiednio przygotować i odpowiedni z niego korzystać).

Ważne! Pamiętaj też, by informować klienta o rozwiązaniach jego problemu, tzn. koncentrować się na kliencie i jego potrzebach. Wymienianie jedynie swoich zalet jest błędną strategią.

Komu zlecić umawianie spotkań?

Pamiętaj, że umawianie spotkań handlowych możesz zlecić profesjonalistom. To zadanie dla nowoczesnych biur contact center (call center), które specjalizują się w działaniach sprzedażowo-marketingowych. Działania te skupiają się często na obsłudze telefonicznej, ale także kontakcie przez internet i prowadzeniem spotkań handlowych w imieniu klienta. Największe zalety takich usług, to:

• automatyzacja procesów (prowadzenia rozmów, zapisywania informacji, czy wybierania rozmówców w odpowiednim czasie),
• dostęp do infrastruktury – oprogramowania i sprzętów usprawniających pracę,
• przeszkolony personel – który nie zaprzepaści żadnej szansy na sprzedaż, 
• optymalizacja kosztów – brak konieczności wynajmowania biura, zatrudniania i szkolenia pracowników, czy zakupu sprzętu, 

wysoka skuteczność – znacznie wyższa niż działania tworzone na własną rękę.